Werkplan: Programma en pr

Print Friendly

In het werkplan beschrijf je concrete doelstellingen op basis van je beleidsplan. Zo’n werkplan maak je in de regel op jaarbasis. In deze serie lopen we de verschillende onderdelen van het werkplan langs: doel en opzet, gebouw en inventaris, medewerkers, programma en pr, en barexploitatie. In deel 4: hoe bereik je je doelgroepen?

In je pr-werkplan werk je het pr-deel van het beleidsplan van je buurthuis uit. Je beschrijft er hoe je met alle bestaande en potentiële doelgroepen contact onderhoudt. Doel van dat contact is ervoor te zorgen dat men weet heeft van het bestaan, de mogelijkheden en de programma’s van je accommodatie.

Functie werkplan

Incidentele pr-acties, al dan niet op gevoel ondernomen, hebben misschien succes maar het blijft een gok wanneer je je pr-beleid niet planmatig aanpakt. Een werkplan geeft een overzicht van de acties die je op het terrein van programmering en pr gedurende een werkjaar gaat ondernemen. Het is als het ware een checklist met aandachtspunten en stappen die de organisatie moet zetten.

Inhoud pr-plan:

  1. onderzoek en analyse
  2. communicatie van de doelstelling
  3. doelgroepen
  4. strategie
  5. kernboodschap
  6. plan van aanpak inclusief termijnen en kosten
  7. evaluatieonderzoek en analyse

Per onderdeel beantwoord je de volgende vragen:

  1. Onderzoek en analyse
  • Wat is het programma?
  • Is dat programma bekend bij de beoogde doelgroepen van je buurthuis?
  • Wat zijn de communicatiemiddelen?
  • Welk beeld hebben de verschillende betrokkenen van het programma?
  • Welk beeld hebben de verschillende betrokkenen van de accommodatie?
  1. Communicatie van de doelstelling
  • Stel het doel dat je wilt bereiken vast. Bijvoorbeeld dat 75% van de bezoekers voor de zomerstop weet dat de openingsvoorstelling op 10 september is.
  • Richt je communicatiemiddelen op die boodschap (zie ook Publiciteitsbeleid).
  • Meet het resultaat.
  1. Doelgroepen
  • Wie zijn onze doelgroepen?
  • Hoe is onze relatie met hen?
  • Hoe verzorgen wij de relatie met hen?
  • Wie zijn er verder nog betrokken bij de accommodatie, het programma of de medewerkers? Denk aan de politiek en de achterban van medewerkers en vrijwilligers.
  1. PR-strategie
  • Stel vast hoe je wilt dat de accommodatie overkomt op de doelgroepen. Bijvoorbeeld ‘servicegericht’.
  • Geef dit vorm in al jepr-middelen.
  • Denk aan beeldmerk, kleur en uitstraling.
  1. Kernboodschap
  • Wat is de kern van de boodschap die je aan je klanten (de doelgroepen) wilt overbrengen?
  • Probeer dit kort en krachtig en vooral positief te formuleren.
  • Leg in de communicatie voortdurend het accent op deze boodschap. Des te groter is de kans dat het overkomt en blijft hangen.
  • Voorbeeld: de Pannenschuur, huiskamer voor al uw activiteiten.
  1. Plan van aanpak
  • Het plan van aanpak vat de punten 1 t/m 5 samen;
  • Zet de verschillende acties uit in tijd;
  • Geeft aan wie er voor wat verantwoordelijk is;
  • Geeft een overzicht van de kosten.
  1. Evaluatie
  • Heb je de beoogde doelgroepen bereikt?
  • Is de boodschap overgekomen?
  • Is de gewenste respons ontvangen?
  • Zijn de vooraf afgesproken doelstellingen bereikt?
  • Is er voldoende mediadekking geweest?
  • Was de keuze voor pr-middelen juist?

Organisatie

Bij het samenstellen van een werkplan pr maak je in eerste instantie gebruik van de eigen kennis van het buurthuisbestuur en de medewerkers. Afhankelijk van de omvang van je accommodatie of de behoefte aan een gedegen onderbouwing kun je ook een marketingdeskundige inschakelen. Het bestuur kan voor de pr, evenals op de andere beleidsterreinen, een aparte bestuurscommissie benoemen. Deze coördineert de werkzaamheden, bewaakt de voortgang en evalueert. Bestuursleden met veel externe contacten zijn belangrijke partners in de uitvoering van het werkplan.

Lees ook:

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak