Werkplan: Gebouw en inventaris

Print Friendly

In het werkplan beschrijf je concrete doelstellingen op basis van je beleidsplan. Zo’n werkplan maak je in de regel op jaarbasis. In deze serie lopen we de verschillende onderdelen van het werkplan langs: doel en opzet, gebouw en inventaris, medewerkers, programma en pr, en barexploitatie. In deel 2: gebouw en inventaris.

Een gebouw en inventaris in goede conditie houden gaat niet vanzelf. Gebouw en inventaris staan voortdurend bloot aan ouderdom en verval, veroorzaakt door intensief gebruik, de omgeving en als het specifiek om het gebouw gaat, klimatologische omstandigheden zoals storm, wind, zonlicht en vorst. Onderhoud voorkomt een te snel proces van veroudering, verval en slijtage. En nog belangrijker, als schade niet bijtijds wordt gezien en hersteld kan er vervolgschade ontstaan die vaak groter is dan de oorspronkelijke schade.

Er zijn twee soorten onderhoud:

  • Dagelijks onderhoud,nodig om het gebouw in originele staat en de inventaris gebruiksklaar te houden. Onder dagelijks onderhoud vallen het schoonmaken en het correctief onderhoud. Het correctief onderhoud is gericht op het handhaven van de oorspronkelijke technische kwaliteit.
  • Preventief onderhoudis het onderhoud dat nodig is om gebouw en inventaris bij de tijd te houden.

Dagelijks onderhoud

Het is onvermijdelijk dat er in een gebouw waar elke dag wisselende activiteiten plaatsvinden onderdelen defect raken. Defecten kunnen ontstaan door normale slijtage, maar ook doordat gebruikers schade aanrichten.

Iedereen die te maken heeft met het beheer van een gebouw maakt mee dat de verlichting het begeeft, dat er iets misgaat met het sanitair of dat hang- en sluitwerk van de deuren niet meer werkt. Deze kleine gebreken moeten zo snel mogelijk verholpen worden. Het gebouw en de inventaris moeten immers altijd toonbaar en bruikbaar zijn en vervolgschade moet je zien te voorkomen. Er bestaan meerdere manieren om dit onderhoud goed te organiseren. Het gebruik van een wekelijkse inspectielijst is daarvan een goed voorbeeld. Hierbij stel je een persoon verantwoordelijk voor signalering en uitvoering.

Preventief onderhoud

Preventief onderhoud wil zeggen dat je op tijd de juiste maatregelen neemt om mankementen en/of beperkingen in de toekomst te voorkomen. De pijlers van goed preventief onderhoud zijn:

  • regelmatige inspectie door een vast persoon
  • signaleren van nieuwe eisen (wetgeving) en nieuwe ontwikkelingen
  • controle op juist gebruik

Preventief onderhoud is geen zaak van een jaar of periode. Afhankelijk van de wijze waarop je omgaat met de verschillende factoren zoals we hieronder bij organisatie van het onderhoud beschrijven, kan dit verschillend worden aangepakt. Een goede manier is het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan. Dit is een stappenplan waarmee je op systematische wijze de onderhoudsnoodzaak in kaart brengt. De stappen die je hiervoor moet zetten zijn:

  • inventariseren
  • inspecteren
  • toekennen van kengetallen t.b.v. meerjarenplan
  • vertalen van meerjarenplan in jaarplannen
  • begroten kosten jaarplannen

Organisatie van het onderhoud

Is de accommodatie gehuurd, of zijn meerdere huurders gezamenlijk verantwoordelijk voor het beheer, dan zullen de verschillende onderhoudsverplichtingen contractueel zijn vastgelegd. Ben je eigenaar of hoofdhuurder dan kan, afhankelijk van de omvang van de accommodatie, de grootte van de organisatie en het aantal personeelsleden en vrijwilligers, het bestuur de verantwoordelijkheid voor het onderhoud zelf dragen of (gedeeltelijk) delegeren. In het beleidsplan is hierover een keuze gemaakt. Maar het kan ook zijn dat door veranderende omstandigheden die keuze moet worden herzien.

Een voorbeeld van de veranderende omstandigheden kan zijn dat de accommodatie door een gemeentebestuur wordt afgestoten en het bestuur eigenaar wordt van het pand, of met een andere verhuurder te maken krijgt.

Daarnaast is het een keuze of een bestuur zelf uitvoerend wil zijn of dat het alleen op afstand en op hoofdlijnen bestuurt en de uitvoering delegeert naar een bestuurscommissie of aan de beheerder.

Bij kleine en middelgrote accommodaties is het praktisch om de verantwoordelijkheid voor het werkplan Beheer Gebouw en Inventaris te leggen bij de beheerder, een bestuurslid met bouwkundige kwaliteiten en/of de penningmeester. Een bestuurscommissie Beheer Gebouw en Inventaris, bijgestaan door adviseurs, is een zwaardere vorm voor middelgrote en grote accommodaties.

Wanneer er een beheerder is wordt deze meestal verantwoordelijk gesteld voor de uitvoering van de voornemens in het werkplan. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, de omvang van het personeel, de stijl van besturen en dergelijke, kan het bestuur de beheerder met een bestuurscommissie ondersteunen en eventueel betaalde adviseurs inhuren.

Ontwikkelingen

Door de jaren heen worden er andere eisen aan gebouw en inventaris gesteld. Extra gecompliceerd wordt het als de functie van een of meer ruimtes wijzigt. Omdat een gebouw er vaak langer staat dan het doel waarvoor het is neergezet, komen die wijzigingen nogal eens voor. Een bestuur doet er daarom goed aan signalen die ontwikkelingen aanduiden op te pikken. Personeelsleden, vrijwilligers, maar ook de gebruikers zijn een bron van kennis en ideeën. Je kunt op een of meerdere momenten per jaar een inventarisatie houden. Denk aan een briefje of enquête of een persoonlijke benadering. Voor de betrokkenheid is de laatste weg aan te bevelen.

Als er sprake is van huur is een regelmatig overleg met de verhuurder (vaak de gemeente) van belang. Twee keer per jaar (onderwerpen zijn evaluatie en planning) afgestemd op de beleidsvoorbereiding- en evaluatie bij de verhuurder is wenselijk. Als er sprake is van grote veranderingen (vernieuwing van de accommodatie of bijvoorbeeld de koppeling van gemeentehuis en gemeenschapshuis) is een hogere frequentie nodig. Tenslotte is het van belang dat een bestuur de al bestaande onderhoudsplannen kan integreren in aanpassingen en renovatie. Dit scheelt werk en kan financiële voordelen opleveren.

Een recent voorbeeld: de ontwikkeling van de Brede School. Doordat aan het onderwijs in een wijk nieuwe taken worden gekoppeld (een dependance van de bibliotheek of het maatschappelijk werk) doen zich nieuwe kansen voor om de accommodatie op te krikken of een sterkere positie te geven. Je kunt het Gemeentebestuur ook in overweging geven nieuwbouw voor de school te koppelen aan het buurthuis, zoals gebeurt bij onze pionier in Delfzijl Noord.

Voorbeeld Werkplan Beheer Gebouw en Inventaris (G en I):

  • Er is uitgegaan van de kleine tot middelgrote accommodatie “Eigen Huis” te Warmerdam, waar weinig personeel in dienst is om de taken te vervullen.
  • Qua bestuurstype is er sprake van een Bestuur op afstand met een Algemeen Bestuur en een Dagelijks Bestuur.
  • Het Bestuur heeft een commissie beheer Gebouw en inventaris ingesteld. Er is een beheerder in dienst die uitdrukkelijk samenwerkt met die commissie.
  • Bij de weekinspectie hoort de opdracht voor klein onderhoud aan de technische afdelingen, schoonmaker en dergelijke. Hierbij hoort ook het verzamelen van gegevens voor het meerjaren onderhoudsplan. Het monitoren van de algehele staat van het onderhoud kan één keer per kwartaal worden meegenomen. Dit pleit ervoor om de inspectie toe te delen aan iemand die deel uit maakt van de Beheerscommissie Gebouw en Inventaris.

Voor de overzichtelijkheid is de weekinspectie ingevoerd tot en met maart. In een definitief jaarschema worden de overige inspecties ingevoerd. Klik hier voor het voorbeeld werkplan Beheer gebouw en inventaris.

Lees ook:

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*