Werkgeverschap

Print Friendly

Veel buurthuizen en wijkcentra hebben, naast vrijwilligers, personeel in dienst. Aan de beslissing om over te gaan tot het aannemen van een professional gaan een aantal belangrijke beslissingen vooraf. Waar moet je rekening mee houden?

Dingen om rekening mee te houden bij het aannemen van personeel zijn grofweg op te splitsen in twee categorieën: financieel en organisatorisch. Ook is het slim om goed na te denken over wat voor soort dienstverband je aangaat met de (potentiële) werknemer.

Financieel

Neem je als buurthuis personeel in dienst, dan bestaan de kosten niet alleen uit bruto werkgeverslasten, zoals bruto salaris, werknemersverzekeringen, pensioen en inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering. Bijkomende kosten zijn bijvoorbeeld kosten van de Arbodienst, administratiekosten, bedrijfsschade verzekeringskosten en beheerskosten. De eerste drie posten zijn relatief beperkt en eenvoudig in te schatten; de beheerskosten zijn afhankelijk van een goter aantal factoren.

Vormen van werknemerschap

In loondienst, via een werkgelegenheidsmaatregel/in het kader van de wet sociale werkvoorziening of toch flexibele arbeidskrachten. Wat is het verschil?

Dienstbetrekking

Een dienstbetrekking is een arbeidsverhouding, gebaseerd op een overeenkomst tussen werkgever en werknemer over de manier waarop de werknemer tegen betaling werk verricht. Deze overeenkomst is meestal schriftelijk vastgelegd, maar kan ook mondeling of stilzwijgend tot stand komen. Op arbeidsverhoudingen die als dienstbetrekking zijn aan te merken, zijn de regels van de loonheffingen van toepassing. Voor de aanwezigheid van een dienstbetrekking maakt het niet uit of iemand in vaste dienst is of niet. Ook de omvang van de arbeid is niet van belang. Losse hulpkrachten, vakantiewerkers of commissieleden kunnen bijvoorbeeld ook een dienstbetrekking hebben.

Drie kenmerken van een dienstbetrekking:

  • De medewerker heeft een verplichting om enige tijd te werken: hij mag eventueel met enige vrijheid kiezen wanneer hij werkt.
  • Als tegenprestatie voor het werk betaalt het buurthuis loon. Dat kan ook in goederen, oftewel loon in natura.
  • Er bestaat een gezagsverhouding tussen werknemer en werkgever.

Als er geen sprake is van een echte dienstbetrekking, dan kan voor een aantal groepen personen de arbeidsverhouding tussen opdrachtgever en uitvoerder toch worden beschouwd als een dienstbetrekking. Dan is er sprake van ‘fictieve’ dienstbetrekkingen (denk: aannemers van werk en hun hulpen, leerlingen en stagiairs, thuiswerkers, uitzendkrachten). Dat betekent in het algemeen dat je voor de inhoudingen op het loon dezelfde regels moet toepassen als bij ‘echte’ dienstbetrekkingen.

Voor zo’n fictieve dienstbetrekking geldt wel de volgende voorwaarde:

  • Op tenminste twee dagen per week wordt arbeid verricht, tegen een betaling van tenminste 40% van het bruto minimumloon.

Voor meer informatie ga je naar de website van de belastingdienst.

Personeel niet in dienstbetrekking

Naast personeel in dienstbetrekking komt het voor dat wijkaccommodaties personeel op basis van een werkgelegenheidsmaatregel in dienst hebben. Of in het kader van de wet sociale werkvoorziening (WSW). In die gevallen zijn er tenminste twee verschillen met personeel in loondienst. Namelijk dat de kosten over het algemeen lager zijn en dat veel taken, zoals een aantal administratieve verplichtingen, niet gelden.

Voor personeel dat via een uitzendconstructie (bijvoorbeeld een uitzendbureau) in dienst is, geldt dat de kosten die in rekening worden gebracht veelal hoger zijn dan voor eigen personeel in een vergelijkbare functie. Maar daar staat tegenover dat veel administratieve verplichtingen door het uitzendbureau worden gedaan. Op die kosten wordt dus bespaard.

Let wel: werkt iemand niet als ondernemer bij je buurthuis en is hij ook niet bij je in dienstbetrekking, dan moet je betalingen aan hem toch melden aan de belastingdienst.

Vormen flexibele arbeidskrachten

Er zijn verschillende vormen van arbeidskrachten die op flexibele basis werk voor je buurthuis uit kunnen voeren. We lopen de verschillende vormen langs.

Oproepkrachten

Heb je regelmatig veel werk over, dan kun je oproepkrachten inschakelen. Zij komen alleen helpen wanneer jij dat vraagt. Je kunt oproepkrachten op twee manieren in dienst nemen:

  • Je spreekt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd af zodra er werk is. In de periodes dat er een arbeidscontract geldt, houd je een loonadministratie bij.
  • Je sluit een overeenkomst met uitgestelde prestatieplicht af. Je legt vast dat je steeds na afroep zult vaststellen op welke tijdstippen de medewerker moet werken en dat je alleen voor de gewerkte uren zult betalen. Dit is een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, dus moet je een loonadministratie bijhouden.

Freelancers

Sommige oproepkrachten noemen zich freelancer. Je zou dan niets te maken hebben met de loonbelasting of andere premies. Vaak is er toch een (fictieve) dienstbetrekking en moet je premies en loonbelasting betalen. Je bent daarvoor als werkgever aansprakelijk. Vraag de freelancer altijd om een VAR-verklaring. In de VAR (Verklaring arbeidsrelatie) erkent de fiscus de opdrachtnemer als zelfstandig ondernemer. Dienstverband is vaak een punt van discussie. Zeker als een freelancer zeer regelmatig en al lange tijd voor je werkt en bijna geen andere opdrachtgevers heeft. Voor freelancers hoef je geen loonadministratie bij te houden. Controleer altijd of de freelancer als bedrijf ingeschreven is bij de Kamer van Koophandel.

Let op: in 2015 verandert de wetgeving voor de VAR. Wat dat betekent lees je op de website van de belastingdienst.

Uitzendkrachten

Uitzendkrachten zijn in dienst bij het uitzendbureau. Het uitzendbureau verzorgt de loonadministratie.

Thuiswerkers

Thuiswerkers zijn vaak vrij om hun werk zelf in te richten. Toezicht ontbreekt. Meestal zijn ze niet bij het buurthuis in dienst. Wanneer zij in een maand doorgaans meer dan 40% van het minimumloon van je ontvangen, is de fictieve dienstbetrekking van kracht. Tenzij heel duidelijk is dat zij zich voor het werk ook kunnen laten vervangen door anderen. Je bent verplicht een loonadministratie bij te houden als je thuiswerkers:

  • volgens duidelijke instructies moeten werken;
  • een verplichte minimumproductie moeten leveren die voor een bepaalde tijd klaar is;
  • het aangeboden werk altijd moeten aanvaarden.

Tip: let op de regels van de Wet flexibiliteit en arbeid en de VAR-verklaring.

Maak je gebruik van de diensten van zelfstandige ondernemers? Controleer zelf of er feitelijk sprake is van een dienstbetrekking. Iemand kan beweren als zelfstandige te werken en nooit aangifte inkomstenbelasting of btw doen. Vraag om zijn btw-nummer en VAR-verklaring. Heb je nagelaten om te controleren of de persoon écht als zelfstandige kan worden aangemerkt, dan kun je rekenen op een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen.

Van start

Zodra een accommodatie personeel in dienst heeft en de organisatie dus feitelijk werkgever is, gaan er verschillende zaken spelen, te weten financiële en administratieve taken en verplichtingen.

Aan- en afmeldingen bij belastingdienst
Als je organisatie voor het eerst personeel in dienst neemt dan moet je dat bij de belastingdienst melden. Na die melding ontvangt de organisatie alle benodigde informatie, zoals de handleiding loonbelasting en premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen, de tabellen en een loonbelastingnummer. De handleiding en tabellen heeft de werkgever nodig voor de juiste inhouding van belasting en premie, de zogenaamde loonheffing. Het loonbelastingnummer moet worden vermeld op alle correspondentie met de belastingdienst. Loonaangifte gebeurt altijd elektronisch.

Uitvoering werknemersverzekering (UWV)

De belastingdienst int de premies werknemersverzekeringen. UWV stelt de te betalen premies vast en gaat daarnaast de Polisadministratie beheren. Dit is een belangrijke kerntaak: het ontvangen, verwerken, opslaan en leveren van alle gegevens over inkomens, uitkeringen en arbeidsverhoudingen van alle verzekerden in Nederland.

Eén van de belangrijkste taken van UWV is het verstrekken van uitkeringen. Daarnaast stimuleert en ondersteunt UWV bij reïntegratie. Hiertoe schakelt UWV reïntegratiebedrijven in die uitkeringsgerechtigden trajecten op maat bieden. Meer informatie vind je op uwv.nl. Werknemersverzekeringen zijn:

  • WW (Werkloosheidsverzekering), voorziet in inkomen bij onvrijwillige werkloosheid;
  • ZW (Ziektewet), voorziet in een inkomensvoorziening ingeval van arbeidsongeschiktheid door ziekte;
  • WIA (Wet Inkomen Arbeidsongeschiktheid), voorziet in inkomen bij langdurige arbeidsongeschiktheid;
  • WAO, is de voorganger van de WIA en blijft van toepassing op werknemers die ten tijde van de invoering van de WIA een uitkering uit hoofde van de WAO ontvingen.

Pensioenfonds

Is er een cao van toepassing is, bijvoorbeeld de cao Welzijn of de cao voor de Horeca, dan ben je als werkgever ook verplicht je personeel bij het aangewezen pensioenfonds te verzekeren voor een pensioen.

Is er geen cao van toepassing en heeft je buurthuis ook geen cao van toepassing verklaard, dan is het goed gebruik (en getuigend van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap) dat de werkgever zijn personeel een pensioenverzekering aanbiedt. De kosten van verzekering tegenover de verkregen rechten dien je goed af te wegen; deskundig advies is aan te raden.

Als er een cao van toepassing is, dan is daarin meestal geregeld dat de werkgever voor de wettelijke aansprakelijkheid voor schade, veroorzaakt door de werknemer als gevolg van de uitoefening van de dienstbetrekking, een verzekering afsluit.

Als er geen cao van toepassing is, of als de cao op dat punt niets regelt, is het aan te raden een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Werk je veel met uitzendkrachten of freelancers, dan is het gewenst ook hen in de verzekering op te nemen.

Loondoorbetaling bij ziekte

In Nederland is de Wet Uitbreiding Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte (WULBZ) van kracht. In de eerste twee ziektejaren zijn de werknemer en werkgever samen verantwoordelijk voor een snelle terugkeer naar het werk.

De werkgever is verplicht het loon twee jaar lang door te betalen voor uren die de werknemer door ziekte niet werkt. In het eerste jaar moet dat minimaal 70% zijn van wat de werknemer normaal verdiende en ten minste het minimumloon. In het tweede jaar krijgt de werknemer minimaal 70% van het laatstverdiende loon en vervalt de minimumloongarantie. Over twee ziektejaren samen betaalt de werkgever maximaal 170% van het laatstverdiende loon. De precieze regels liggen vaak vast in een cao. In de cao Welzijn is het zo geregeld, dat de zieke werknemer in het eerste jaar 100% van het loon krijgt doorbetaald en in het tweede jaar 70% van het loon.

Voor het ziekmelden spreek je een interne procedure af. Zodra iemand dertien weken ziek is moet je dit als werkgever melden bij de UWV.

De wet Poortwachter geeft nieuwe regels voor de aanpak bij dreigend langdurig ziekteverzuim. Gecombineerd met de Arbowet, die zich vooral richt op het voorkomen van ziekte/arbeidsongeschiktheid, heb je de volgende wettelijke taken:

  • Het voeren van een algemeen arbo- en ziekteverzuimbeleid
  • Het systematisch aanpakken van langdurig ziekteverzuim, inclusief re-integratieverplichting (intern of extern!)
  • Inventarisatie en evaluatie van risico’s van het werk inzake de veiligheid, gezondheid en welzijn van de werknemer (RI&E)
  • Het aanbieden van een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek
  • In de RI&E moet aandacht worden besteed aan de toegang van werknemers tot een arbodeskundige
  • De werkgever kan zelf de taken van de bedrijfshulpverlening op zich nemen, maar moet wel tenminste één werknemer aanwijzen die hem of haar vervangt bij afwezigheid.

Minder regels, zelfde plichten

De wettelijke eisen voor het inschakelen van een arbodienst zijn formeel versoepeld. Er mag gekozen worden voor de zogenaamde maatwerkvariant. Hierin zorgt de werkgever dat hij alle deskundigheid in huis heeft of inhuurt (bedrijfsarts, veiligheidsdeskundige, arbeidshygiënist, arbeids- en organisatiedeskundige, etc). De maatwerkregeling mag pas worden ingevoerd als hierover overeenstemming is in de cao of met de ondernemingsraad.

De zogenaamde vangnetvariant is bedoeld voor organisaties die niet de omvang en deskundigheid hebben om maatwerk te leveren. In de vangnetconstructie blijf je werken met een gecertificeerde arbodienst voor taken als toetsing en advies, verzuimbegeleiding, arbeidsgezondheidsonderzoek, aanstellingskeuring en spreekuur. Voor algemene preventietaken (denk ook aan de RI&E) mag een werkgever zelf de taken op zich nemen, maar moet je wel tenminste één werknemer aanwijzen die hem vervangt bij afwezigheid. Als er maximaal 25 werknemers zijn, mag je deze taak als werkgever zelf vervullen.

De preventiemedewerker heeft als taken: RI&E opstellen, adviseren op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn, opzetten bedrijfsnoodplan en contact houden met arbodienst. Zie voor meer informatie: arboportaal.nl

Werknemergegevens

Voor de indiensttreding moet een werknemer een kopie van zijn geldig paspoort of identiteitsbewijs inleveren ter vaststelling van zijn identiteit. Ook moet hij aangeven of de loonheffingskorting via zijn salaris toegepast moet worden of eventueel bij een andere werkgever of uitkeringsinstantie, waar hij meer verdient. Wat het registreren en bewaren van persoonsgegevens betreft dient een werkgever zich te houden aan de wet bescherming persoonsgegevens. Kijk voor meer informatie bij privacyreglement persoonsregistratie.

Aanleggen personeelsdossier

Het personeelsdossier bevat persoonlijke informatie die direct voor, tijdens en direct na het dienstverband van betrokken werknemer/-ster van belang zijn of van belang zijn geweest.
Voorbeelden van gegevens en (bewijs)stukken die in een personeelsdossier kunnen zijn opgenomen zijn:

  • kopie advertentie
  • sollicitatiebrief
  • kopie aanstellingsbrief
  • kopie paspoort of identiteitsbewijs
  • origineel contract
  • functiebeschrijving
  • kopieën correspondentie
  • secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals verlofsoorten, studie, opleiding

Op de informatie in het personeelsdossier is de wet op de bescherming van persoonsgegevens van toepassing. Personeelsdossiers moeten op grond van het Burgerlijk Wetboek en de Algemeen wet op de Rijksbelastingen minstens tien jaar worden bewaard. Op grond van andere wetten soms nog langer. Soms moeten stukken langer dan de wettelijke termijnen worden bewaard uit historisch belang.

Aanleggen en uitvoeren van een (loon)administratie

Het maakt een groot verschil of je de loonadministratie zelf doet of uitbesteedt. Over het algemeen is het aan te bevelen hiervoor een gespecialiseerd bureau in te schakelen. Doorgaans zijn de kosten laag en de baten niet gering. Een goed bureau hanteert de juiste salarissen, betaalt op tijd, berekent de juiste afdrachten, et cetera. Bekend voorbeeld van zo’n bureau is het Werkgeversinstituut (WGI). Wie de loonadministratie zelf uit wil voeren kan formulieren, tabellen en de handleiding bij de belastingdienst aanvragen.

Bron: Dorpshuizen.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*