Vrijwilligersbeleid

Print Friendly

Vrijwilligers zijn het kloppend hart van je buurthuis. Daarom is het belangrijk om goed voor ogen te hebben wat de verantwoordelijkheden van een vrijwilliger zijn, welke afspraken er moeten worden gemaakt en wat de eventuele beloning is die tegenover het vrijwilligerswerk staat.

Dé vrijwilliger bestaat niet. Simpelweg stellen dat er in je buurthuis ‘meer door vrijwilligers moet worden gedaan’ is daarom onmogelijk. Voor je een vrijwilligersbeleid opstelt, is het van belang dat je bepaalt waarvoor je de vrijwillige kracht(en) nodig zou hebben. Kijk daarom naar het belang van een vrijwilliger, het soort activiteiten waar hij/zij zich bezig moet houden en de vakbekwaamheid van een vrijwilliger.

Vrijwilligersbeleid

Een vrijwilligersbeleid moet zich richten op het geheel van afspraken, subsidiemogelijkheden en ondersteuningsmogelijkheden waardoor de vrijwilliger optimaal kan doen waarvoor hij zich vrijwillig heeft aangemeld. Zo’n beleid moet antwoord geven op de volgende vragen:

  • is voldoende helder wie welke verantwoordelijkheid heeft binnen het buurthuis;
  • kan de vrijwilliger voldoende invloed uitoefenen;
  • beperkt de vrijwilliger zich tot datgene waarvoor hij/zij zich heeft aangemeld;
  • hoe is de informatieverschaffing aan de vrijwilligers geregeld;
  • welke mogelijkheden voor cursussen voor hulp, advies en begeleiding zijn er;
  • zijn er voldoende materiële voorwaarden om optimaal te werken;
  • weet de vrijwilliger zijn eigen taak, plaats en verantwoordelijkheid?

Het antwoord op deze vragen leidt bijna altijd tot verbeterpunten. Daarmee wordt tegelijk het beleid concreet.

Afspraken met vrijwilligers

Een schriftelijk contract met vrijwilligers is niet per se nodig. Uit praktische ervaring blijkt dat een formeel schriftelijk contract, dat door beide partijen moet worden ondertekend, toch een bepaald afschrikeffect teweegbrengt. Veel mensen willen hun bijdrage leveren zonder dat daar te veel verwachtingen en verplichtingen aan vast zitten.

Mensen die veel energie en tijd steken in het ondersteunen van de accommodatie en de activiteiten die daar plaats hebben willen vaak wel meer zekerheid over hun inbreng. In beide gevallen moet duidelijk zijn wat van de betreffende vrijwilliger wordt verwacht en wat hij ervoor terugkrijgt. Dit neem je bijvoorbeeld op in een huishoudelijk reglement. Maak met vrijwilligers duidelijke afspraken en geef duidelijk aan wat de stichting voor hen doet als tegenprestatie voor hun inzet en getoonde betrokkenheid.

Nieuwe vrijwilligers

In de regel beginnen mensen als vrijwilliger door een keer mee te helpen bij een van de activiteiten of het uitvoeren van eenvoudige werkzaamheden in het gebouw. Wanneer mensen vaker meehelpen en in een vast rooster of in een bepaalde medewerkersgroep worden opgenomen dan vraag je hem of haar ‘vrijwilliger’ te willen worden. Het dagelijks bestuur benoemt de vrijwilligers.

Bij aanvaarding zal de nieuwe vrijwilliger vermeld worden op de lijst van vrijwilligers ten behoeve van af te sluiten verzekeringen en ontvangt hij of zij een exemplaar van de informatiemap van de accommodatie. Ook maak je afspraken over de taken die de desbetreffende vrijwilliger gaat vervullen. Na één à twee maanden heeft een lid van het dagelijks bestuur een gesprek met betrokkene om, onder andere, diens functioneren te evalueren.

Onkostenvergoeding

Als een vrijwilliger onkosten maakt ten behoeve van het buurthuis, dan mogen deze worden gedeclareerd. Over het algemeen dient de penningmeester hierover vooraf afspraken te maken. Als het om autokosten gaat, dan zal de maximale belastingvrije vergoeding per km worden gegeven. Eventuele autoschades zijn voor eigen rekening; de verzekeringskosten zijn namelijk in de kilometervergoeding inbegrepen.

Verzekeringen

Alle vrijwilligers en de beheerders worden door de organisatie verzekerd voor ongevallen en wettelijke aansprakelijkheid. In de voorwaarden van de verzekering is opgenomen dat te allen tijde een bijgewerkte lijst met de desbetreffende namen beschikbaar dient te zijn. Dit is nodig in verband met het aanvaarden van aansprakelijkheid bij schadegevallen (die claims voor de organisatie tot gevolg kunnen hebben) alsmede in verband met eventuele ongevallen. De beheerders dragen zorg voor een bijgewerkte vrijwilligerslijst.

Voor de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering geldt vaak per gebeurtenis een eigen risico, bijvoorbeeld € 100,-. De hoogte van de premie is altijd afhankelijk van het eigen risico dat men neemt. Let er wel op dat de organisatie niet het eigen risico afwentelt op de persoon die de schade lijdt, maar dat die door de organisatie gedragen dient te worden.

Gebruik consumpties

Vaak regelt de organisatie waarbinnen de vrijwilligers hun werk doen iets geregeld over het gebruik van consumpties. In veel gevallen zijn koffie en thee gratis en kunnen per activiteit één of twee andere consumpties genuttigd worden. In alle gevallen wordt gevraagd om de gebruikte consumpties wel te registreren, zodat controle  mogelijk blijft.

In accommodaties waar ook een keuken voorziening aanwezig is, kan ook afgesproken worden dat vrijwilligers een maaltijd kunnen gebruiken als extra tegemoetkoming. Hierover moet je goede afspraken maken, zodat er geen misverstanden of irritaties over ontstaan.

Bron: Dorpshuizen.nl