Publiciteitsbeleid

Print Friendly

Het buurthuis is er voor de buurt. Maar weten bewoners de weg naar jouw buurthuis wel te vinden? Zichtbaarheid en transparantie zijn cruciaal voor een wijkaccommodatie; beide streef je na met een goed publiciteitsbeleid.

Publicitair aan de weg timmeren is geen hoofdzaak, maar wel een belangrijke voorwaarde voor het voortbestaan van je buurthuis. Door helder te communiceren over de sociaal-culturele missie, activiteiten en programmering, weten bewoners waarvoor ze bij je buurthuis terechtkunnen. Maar ook voor toelichting op bestuursbesluiten en (ver)bouwplannen is het verstandig om de buitenwacht te informeren.

Hoe? Wat? Wie?

Maar hoe doe je dat? Concrete, herkenbare en vooral terugkerende berichten zijn vaak de basis voor een succesvol publiciteitsbeleid. De kunst is om je boodschap concreet en herkenbaar te maken, en deze regelmatig te herhalen. Presenteer je boodschap in aansprekende termen en wees als afzender zichtbaar. Behalve ‘hoe?’ zijn er nog twee essentiële vragen om jezelf te stellen:

  • wat wil de organisatie communiceren?
  • met wie wil de communicatie communiceren?

Begrippenlijst

Voor  we verdergaan is het van belang om eerst een reeks belangrijke begrippen op een rij te zetten, die van belang zijn bij het bepalen van je publiciteitsbeleid:

  • Publiciteit: het geheel van aandacht dat een persoon, organisatie, dienst of product ondervindt in de massamedia.
  • Free publicity: gratis publiciteit, bijvoorbeeld in de vorm van een redactioneel artikel in het huis-aan-huisblad of op de plaatselijke televisieomroep.
  • Advertentie: ruimte (krant) of tijd (radio, tv) waarin een boodschap tegen betaling openbaar wordt gemaakt.
  • Marketing: activiteiten gericht op het in stand houden en/of vergroten van de afzetmogelijkheden van je diensten en producten.
  • PR (public relations): het bevorderen en onderhouden van een goede naam bij het publiek.
  • Interne en externe PR: interne voorlichting of PR heeft de leden van je eigen organisatie als doelgroep. Bij externe voorlichting of PR gaat het om mensen daarbuiten.
  • Zender: het bestuur van de accommodatie, de activiteitencommissie, etc.
  • Boodschap: bijvoorbeeld een persbericht, een radio-interview, een affiche of een brochure.
  • Ontvanger: de doelgroep. Afhankelijk van de activiteit of het nieuws kan die verschillend zijn. De doelgroep toneelpubliek is een andere dan de doelgroep ‘potentiële nieuwe gebruikers’.

 

Media

Je hebt bepaald wát je aan wíe wilt vertellen; nu is de vraag hóe je die boodschap gaat verspreiden. Zorg dat je de aard en de mogelijkheden van de verschillende media kent. Wie kijken er geregeld op het publicatiebord? Bij welke gelegenheid kunnen we onze doelgroep het beste een flyer (strooibiljet) in de hand stoppen? Wat voor soort nieuws heeft de juiste nieuwswaarde om de regionale krant te halen? Maak een weloverwogen keuze voor bijvoorbeeld een van de volgende media:

  • brief
  • publicatiebord
  • strooibiljetten
  • wijkkrant
  • affiches ophangen
  • regionale krant
  • (lokale) radio en tv
  • (regionale) radio en tv
  • nieuws-tv
  • website
  • e-mail
  • sociale media (twitter, etc)

Perslijst maken

Nu weet je hoe je je boodschap bij voorkeur uit wilt dragen. Stel een perslijst samen met gegevens van de verschillende media: naam, adres, telefoon-  en faxnummers, e-mailadres en een contactpersoon. We raden je aan te investeren in goede relaties met de media. Toon je een betrouwbare partner: verstrek altijd juiste informatie, houd rekening met de vorm waarin de journalist met het nieuws uit de voeten kan en gun hem/haar eventuele primeurs.

Journalisten selecteren overigens vrij uit het nieuws- en informatieaanbod, buitenstaanders hebben daar geen enkele zeggenschap in. Journalisten houden bij de selectie rekening met het medium waarvoor ze werken, maar het belangrijkste criterium is nieuwswaarde. Nieuws is de bekendmaking van iets dat tot nu toe onbekend was. Hoe verder jouw boodschap afwijkt van eerder nieuws, hoe groter de nieuwswaarde.

Interne vragenlijst

Een goede eerste stap naar een actief publiciteitsbeleid is iemand in het bestuur voor de publiciteit verantwoordelijk maken. Daarnaast kun je, afhankelijk van de omvang van de taak, een bestuurscommissie programma en PR instellen.

Om beleid te kunnen formuleren geef je eerst intern antwoord op de volgende vragen:

  • wie is (zijn) de woordvoerder(s)?
  • welke media worden benaderd?
  • hoe actief worden de media benaderd?
  • wat zijn de gebruikte publicatievormen?
  • hoe wordt de boodschap eenduidig uitgedragen (ook qua vormgeving)?
  • hoe wordt in relaties met de media geïnvesteerd?

Gevaren

There is no such thing as bad publicity; het is een bekend gezegde, maar niet helemaal waar. Publiciteit inzetten om een activiteit die niet meer ‘loopt’ nieuw leven in te blazen is bijvoorbeeld geen goed idee. Wanneer absoluut duidelijk is dat het teruglopende bezoek niet is te wijten aan de kwaliteit van de activiteit zelf, dan heeft het zoeken van publiciteit zin. Maar als de terugloop een andere reden heeft is het beter om onderzoek te doen naar de redenen waarom de bezoekers afhaken en waarom nieuwe bezoekers niet komen.

Heb je die gegevens geanalyseerd, dan kun je aan een nieuwe opzet werken. Blijkt die nieuwe opzet waardering te oogsten, dán zoek je met een positief geluid en veel bombarie de pers op. Dat klinkt heel wat beter dan een artikel waarin wordt geklaagd over het teruglopende bezoek.

Bron: Dorpshuizen.nl