Omzetprognose

Print Friendly

Een buurthuis haalt zijn omzet grotendeels uit ruimteverhuur, barexploitatie en sociaal-culturele evenementen. Maar hoe groot is die omzet? Hoeveel verwacht het buurthuis in zijn eerste jaar te verdienen? En in de jaren erna? Het maken van een omzetraming of omzetprognose is essentieel voor het opstellen van de begroting van je wijkaccommodatie.

Financiers zullen graag willen weten of er in je nieuwe buurthuis sprake is van een gezonde en realistische exploitatie-opzet. Daarom maak je een omzetraming: een overzicht van alle inkomsten die het buurthuis verwacht te maken. Die begrote omzet dient als doelmateriaal voor de gerealiseerde omzet. Aan het einde van het jaar wordt de behaalde omzet samen met andere opbrengsten en alle kosten in de jaarrekening verantwoord. Die cijfers worden opgenomen in het financieel jaarverslag.

Brutowinstpercentage

De baromzet is van de verschillende omzetcategorieën het meest bewerkelijk. Het gaat namelijk niet alleen om een goed lopende verkooporganisatie, maar ook om een goed georganiseerde inkoop en voorraadhouding. Daarbij kan verlies optreden, bijvoorbeeld door het weggooien van teveel gezette koffie, bederf of het weggeven van (niet genoteerde) consumpties. Om nog maar niet te spreken van, ook voorkomend, regelrechte diefstal.

Naast de vergelijking van de begrote omzet met de gerealiseerde omzet is een aanvullende methode gewenst om de geraamde winstgevendheid van de baromzet in de gaten te houden. Dit kun je realiseren door vooraf een beoogd brutowinstpercentage vast te stellen en dit voortdurend met het gerealiseerde percentage te vergelijken. Brutowinst is het verschil tussen de inkomsten uit verkoop en de directe kosten van de inkoop. De verhouding tussen verkoop en inkoop wordt het brutowinstpercentage genoemd. De brutowinst kun je uitdrukken in een percentage van de inkoop of in een percentage van de omzet. Dat doe je als volgt:

Brutowinst uitgedrukt in een percentage van de inkoop:
Inkoop = € 25.000 (100%)
Verkoop = € 75.000 (300%)

Formule:
(Winst / inkoop) x 100% = brutowinstpercentage
€ 50.000 / (€ 25.000 x 100%) = 200%.

Brutowinst uitgedrukt in een percentage van de omzet:
Inkoop = € 25.000 (100%)
Verkoop = € 75.000 (300%)

Formule:
(Winst / omzet) x 100% = brutowinstpercentage
(€ 50.000 / € 75.000) x 100% = 66,67%.

Beleid 
Inzicht in de omzet, de brutowinst en het brutowinstpercentage is onmisbaar voor het bepalen van het beleid. Daarom is het belangrijk dat je deze gegevens duidelijk in de jaarrekening aangeeft. Hoewel gemeenschapshuizen bedrijfsmatig moeten werken, hebben zij niet als doel om een zo hoog mogelijke winst te behalen. Een bestuur kan immers ook bewust de verkoopprijzen laag houden om zo op indirecte manier het plaatselijke verenigingsleven te subsidiëren. En men kan ook wat duurder inkopen bij een plaatselijke winkelier of het café om zo het draagvlak voor de accommodatie in het dorp te versterken.

Stuurinstrument 
Voor een doorsnee horecabedrijf is een brutowinst over de totale drankomzet van 70% heel redelijk. Echter, het ene bedrijf is het andere niet en met vergelijken moet je voorzichtig zijn. Het brutowinstpercentage is sterk afhankelijk van omstandigheden zoals openingstijden, soort publiek en soort consumpties. Voor koffie bijvoorbeeld is het brutowinstcijfer veel hoger dan voor bier en frisdranken.

Een vergelijking tussen buurthuizen en horecagelegenheden is nog moeilijker dan tussen horecabedrijven onderling. Het is daarom verstandiger zelf expertise op te bouwen. Na een aantal jaren heb je een goed inzicht wat er bij jouw wijkaccommodatie mogelijk is. Begin bijvoorbeeld met het huidige brutowinstpercentage vaststellen aan de hand van de jaarrekening. Selecteer de totale in- en verkopen; het verschil is de brutowinst. Met de formule ‘winst /(omzet x 100)’ stel je het actuele brutowinstpercentage vast. Nu heb je een brutowinstpercentage voor de gehele drankomzet en keukenverkoop.

Meer inzicht krijgt je als je op dezelfde wijze per product of per productgroep de brutowinst bepaalt. Voorwaarde is dan wel dat je de verkopen ook als zodanig hebt vastgelegd. Bijvoorbeeld door het gebruik van een kasregister. Uiteraard dien je de inkopen dan ook per product of per productgroep geadministreerd te hebben. De volgende groepsindeling is gebruikelijk: koffie en thee, bier, frisdranken, gedestilleerd, wijn, keuken.

Door per productgroep de verkopen van de inkopen af te trekken bepaal je wat de brutowinst en het brutowinstpercentage per productgroep is. Let op dat je de voorraadmutatie in de berekening meeneemt.

Controlemiddel 
Op dezelfde manier als hierboven is ook het theoretisch brutowinstpercentage vast te stellen. Dit dient bijvoorbeeld om afwijkingen op het spoor te komen. Je doet dit door aan de hand van de inkoopfacturen te bepalen wat de omzet in theorie zou hebben kunnen zijn. Denk er weer aan de voorraadmutatie in de berekening mee te nemen. (zie verderop onder voorbeeld). De berekende omzet wordt als volgt bepaald: het aantal (kratten of flessen) x het aantal glazen x de prijs. Wees erop bedacht dat niet alle glazen even groot zijn. Neem dus je eigen glazen als maatstaf. Denk er ook aan om geen verkoopprijswijzigingen in de onderzochte periode door te voeren.

Richtlijnen voor aantallen glazen:
bier (hectoliter) = 440 grote glazen
bier (fust 50 liter) = 220 grote glazen
frisdrank (1 liter) = 5 à 6 glazen
wijn (0,7 liter) = 5 glazen
gedestilleerd (1 ltr) = 20 à 25 glazen

Voorbeeld
Een gemeenschapshuis gebruikt een kasregister. Aan wijn is, blijkens de telling van dit kasregister, dit jaar voor € 400,– verkocht. De berekende omzet is:

  1. Voorraad aan het begin van het jaar 10 flessen. Ingekocht 100 flessen wijn. Voorraad einde van het jaar 20 flessen. Er zijn volgens deze opstelling dus 90 flessen verkocht.
  2. Uit één fles (dit hebben we inmiddels gemeten) gaan 5 glazen. Een glas wijn kost €1. De berekende omzet is dan: 90 x 5 x 1 = €450. De wijn kostte inkoop €2,50 per fles. Berekende inkoopwaarde van de verkoop is 90 x 2,50 = €225.
  3. Het brutowinstpercentage zou moeten zijn: winst / (verkoop x 100) = €225 / (€ 450×100) = 50%. Echter, het brutowinstpercentage op wijn bedraagt volgens de jaarrekening slechts 43,75%.

Er is dus minder opbrengst dan we berekenen! Hieronder geven we een aantal mogelijke redenen.

Kritische factoren 
Naast de in- en de verkoopprijs spelen de omstandigheden waaronder consumpties worden verkocht een rol bij de hoogte van de omzet en brutowinst. Wat voor soort activiteiten zijn er in het dorpshuis? Hoe ziet het consumptiegedrag eruit (veel koffie of veel bier)? Is er een geroutineerde beheerder of werkt men met vrijwilligers?

Maar daarnaast kunnen ook de volgende zaken de brutowinst negatief beïnvloeden: te volle glazen, tapverliezen, er worden te grote hoeveelheden koffie en thee gezet (en dus weggegooid), onrendabele inkoop, voorraadbederf (producten zijn over datum, flessen gebroken), voorraadbeheer (halve flessen wijn weggooien, teveel kroketten ontdooien), doorleveren (verkopen van flessen drank voor thuisgebruik), eigen consumpties van bestuur/beheerder/vrijwilligers, weggegeven consumpties worden niet geadministreerd, luxe uitvoering (koffiemelkcups, bedrukte suikerzakjes, verpakte koekjes), betalingen uit- of aan de kas zonder dit te registreren, diefstal van goederen of geld.

Er is dus een grote hoeveelheid aan factoren die bij tegenvallende cijfers onderzocht moeten worden. Dat vraagt veel van het bestuur en de vrijwilligers. En zeker zonder een goede in- en verkoopadministratie en een goed voorraadbeheer tast je al gauw in het duister.

Samenvatting 
Goed besturen doe je, naast het creëren van een open sfeer en het houden van toezicht, aan dehand van gegevens:

  • Begroot de omzet en de brutowinst en vergelijk regelmatig of de gerealiseerde omzet en de brutowinst daarmee in de pas lopen.
  • Bepaal ook regelmatig de theoretische omzet en de brutowinst aan de hand van de inkoop en vergelijk die met de werkelijke omzet en brutowinst.
  • Wanneer er verschil is tussen de begrote, de berekende en de werkelijke omzet en brutowinst, dan is het tijd dat je goed nagaat welke redenen hier aan ten grondslag liggen.
  • Pas vervolgens je beleid erop aan.

Het is daarom noodzakelijk en verstandig om:

  • de financiële administratie inzichtelijk in te richten
  • waar mogelijk functiescheiding toe te passen
  • goed en betrouwbaar voorraad te houden
  • alle verstrekkingen te registreren
  • goed toezicht te houden.

De belastingdienst kan bij een controle naar het brutowinstpercentage kijken. Ook daarom is het verstandig om bovenstaande adequaat uit te voeren en uiteraard lessen te trekken uit wat zich voordoet.

Bron: Dorpshuizen.nl