Kasbeheer

Print Friendly

Wat doet de penningsmeester van je vereniging of stichting? Hoe wordt het geld in je buurthuis beheerd? Wat is kascontrole? En hoe zit het met het doen van betalingen?

Een van de beroepskrachten of een van de vrijwillige beheerders in je buurthuis voert het kasbeheer. Deze penningmeester is de persoon die bijhoudt hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat, en degene die gemachtigd is om geldtransacties te verrichten via de bankrekening. De volledige lijst met verantwoordelijkheden van de penningmeester is als volgt:

  1. Verantwoording kas
    Het hiervoor bedoelde teamlid is verantwoordelijk voor een goed kasbeheer en ziet erop toe dat andere teamleden of beheerders zich hieraan houden.
  2. Bewaren kasgeld
    Het kasgeld wordt bewaard in een daartoe beschikbaar zijnde geldkistje, dat in een afgesloten kamer wordt opgeborgen.
  3. Kasoverdracht
    De kas wordt geteld bij overdracht van de scheidende aan de nieuwe penningmeester, in het bijzijn van de voorzitter.
  4. Kasverschil
    Wordt bij kasoverdracht een kasverschil geconstateerd, dan wordt er een schriftelijke verklaring opgesteld, ondertekend door de scheidende penningmeester, de nieuwe penningmeester en de voorzitter. Kleine kasverschillen zijn normaal in verband met afrondingen. Bij grote kasverschillen zal het bestuur zal samen met de scheidende penningmeester naar een oplossing van het probleem moeten zoeken.
  5. Kaslening of voorschotten aan medewerkers
    Het is niet toegestaan uit de kas leningen of voorschotten te verstrekken aan medewerkers.

Onder kasverkeer verstaan we alle mutaties en transactie van en naar de kas van het buurthuis. Die transacties moet de penningmeester kunnen verantwoorden. Die verantwoording ziet er als volgt uit:

  1. Kasverantwoordingsstaat
    Alle inkomsten en uitgaven (transacties) worden verantwoord op de daarvoor bestemde kasverantwoordingsstaat. Bij de boekhandel zijn daarvoor standaard blokken te koop.
  2. Specificatie
    Alle inkomsten en uitgaven worden zo duidelijk mogelijk omschreven en gedetailleerd als noodzakelijk ingeschreven.
  3. Mutatie
    Alle inkomsten en uitgaven/mutaties zijn voorzien van een bewijsstuk. Bij het boeken van de mutatie op de kasverantwoordingsstaat wordt aan de mutatie een volgnummer toegekend. Het bewijsstuk wordt vervolgens van hetzelfde nummer voorzien.
  4. Opbergen
    De bewijsstukken samen met de kasverantwoordingsstaat worden opgeborgen in een daarvoor bestemde map of ordner.
  5. Controle
    De ordner of map, waarin opgenomen de kasverantwoordingsstaat en alle bewijsstukken, wordt ter inzage aan de kascontrolecommissie ter hand gesteld.
  6. Parafering
    Alle bewijsstukken dienen getekend of gestempeld te zijn.

Kascontrole

De kas wordt eenmaal per jaar gecontroleerd en nageteld door de kascontrolecommissie. Drie leden, waarvan per jaar één lid aftredend, vormen deze commissie en controleren de kas, de boekhouding en bewijsstukken in aanwezigheid van de penningmeester. Bij goedkeuring door de commissie, tekent zij voor akkoord het kasboek en het kasverslag, en brengt schriftelijk verslag uit aan het bestuur en aan de ledenvergadering. De betalingsbewijzen, de boekhouding en de kasverslagen bewaart de organisatie tien jaar.

Het doen van betalingen

Het is aan te bevelen dat het bestuur een rekeningcourant (lopende rekening) op naam van de organisatie opent bij een bank. Dan kun je nagenoeg zonder kasgeld, maar met betaalcheques en betalingsopdrachten werken. Dit is veilig en vermindert de verantwoordelijkheid van de penningmeester. Het vergemakkelijkt bovendien het betalen als zodanig (je hebt altijd betalingsbewijzen), de boekhouding en de controle van de jaarrekening (kascontrole). Wanneer je op een bepaald moment toch contant geld nodig hebt, kun je dat bij de bank krijgen. Wanneer een afdeling over een iets grotere reserve beschikt, kan naast deze ‘lopende rekening’ een
spaarrekening goed zijn, omdat je over de daarop geplaatste bedragen een hogere rente ontvangt. Het is de moeite waard dat een bestuur zich bij de bank goed laat informeren over de verschillende mogelijkheden.

Het doen van betalingen kun je exclusief aan de penningmeester overdragen. Daarbij kan het bestuur ter controle een aantal voorwaarden stellen, bijvoorbeeld:

  • Er mogen alleen uitgaven worden gedaan die binnen de begroting vallen of die op contracten gebaseerd zijn;
  • Voor extra uitgaven moeten andere bestuursleden ook akkoord gaan.

Verder kun je afspraken maken over het doelmatig beheren van overtollige middelen, over het tijdig betalen van rekeningen, enzovoort.

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*