Inkoopbeleid

Print Friendly

Inkoopbeleid houdt in dat je als buurthuis afspraken vastlegt om tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en tarieven producten en diensten geleverd te krijgen. Denk aan dranken, energie en apparatuur, die je zo voordelig mogelijk inkoopt dankzij langlopende leverancierscontracten.

Energie, schoonmaakmiddelen, bier, telefoon, papier, broodjes, frisdrank en automatisering; ze moeten allemaal worden ingekocht. In dit geval beperken we ons tot bar en buffet en welk beleid je als buurthuis daabrij het beste kunt hanteren.

Wat koopt een buurthuis in en hoe organiseer je dat?

Voor een klein buurthuis is de inkoop overzichtelijk en gemakkelijk te regelen. Hoe groter de accommodatie echter, hoe belangrijker een goed uitgestippeld beleid. Dat geldt voor het financiële gedeelte, maar ook voor voorraadhouding, controle, (omzet)rapportages en meer.

Ben je net begonnen met de exploitatie van je buurtaccommodatie, dan zul je met een ruwe omzetprognose moeten werken. Draait je buurthuis al even, dan zet je een systeem van omzetrapportage op dat als leidraad dient voor de inkopen die je gaat doen. De grootte van je voorraad en de omzetsnelheid (hoeveel kopen je bezoekers?) bepaalt wanneer en hoeveel je vervolgens inkoopt.

Wie is (eind)verantwoordelijk?

Voer je de exploitatie volledig in eigen beheer uit, dan ligt de beleidsverantwoordelijkheid bij het bestuur. Is de exploitatie geheel verzelfstandigd (bijvoorbeeld via verpachting) dan is de verantwoordelijkheid voor het inkoopbeleid waarschijlijk overgedragen aan de exploitant. Of er is sprake van een tussenvorm: het bestuur regelt met de exploitant dat deze alleen het inkoopbeleid voor zijn rekening neemt.

Wie voert uit?

Tip: houd de lijnen in de uitvoering kort. In de praktijk wil dat zeggen dat de (vrijwillige) beheerder de eerst aangewezene is voor de inkoop. In grotere buurthuizen of op plekken waar de barexploitatie omvangrijk is, is het een optie om een barcommissie in het leven te roepen. De barcommissie ziet namens het bestuur toe op het inkoopbeleid of voert het zelf uit. De beheerder of de barcommissie kan tot een bepaald bedrag mandaat krijgen voor de inkopen. Bij een verzelfstandigde exploitatie zorgt de exploitant uiteraard zelf voor de inkoop.

Waar wordt ingekocht?

Uiteraard speelt de verhouding prijs–kwaliteit een rol, maar mogelijk nog belangrijker zijn de afspraken die je met de betreffende leveranciers kan maken over:

  • Kan een leverancier snel leveren? Bijvoorbeeld wanneer plotselinge omstandigheden er om vragen of omdat er geen grote voorraden gehouden kunnen worden.
  • Is de leverancier bereid (extra) kortingen te geven en hoeveel? De keuze voor een leverancier uit de buurt of het eigen dorp kan interessant zijn wanneer daarmee ook het belang van die leverancier is gediend. Deze kan zo wellicht reclame maken voor zijn zaak en in ruil daarvoor gunstige afspraken maken. De accommodatie kan bijvoorbeeld garanderen hem ook bij grote jaarlijks terugkerende activiteiten te laten leveren.
  • Om gunstige voorwaarden te bedingen is het interessant om met een aantal accommodaties gezamenlijk een contract af te sluiten met een leverancier.
  • Zijn er gunstige betalingsregelingen af te spreken? De inkomsten kunnen over een jaar genomen namelijk nogal eens schommelen.
  • Zijn er minimum afname verplichtingen?
  • Kunnen afgenomen artikelen retour worden gegeven?
  • Kan de leverancier ook eventuele bijbehorende apparaten leveren zoals een tapinstallatie, frituuroven of koelinstallatie? En zijn er afspraken te maken over het onderhoud van de apparatuur?
  • Is van de leverancier bekend of deze de onderneming op een maatschappelijk verantwoorde wijze voert ?

Langlopende leverancierscontracten

Met het inrichten en uitbaten van een professionele bar en kantine zijn investeringen gemoeid die lang niet alle buurthuizen zelf op kunnen brengen. Soms zijn leveranciers dan bereid te investeren in de accommodatie in ruil voor een gegarandeerde afname tegen een bepaalde prijs gedurende een periode van vijf of tien jaar. Een bekend voorbeeld daarvan is het brouwerijcontract. Het voordeel van deze constructie is dat de accommodatie zonder extra kosten kan beschikken over de complete apparatuur en inventaris voor de bar. De leverancier heeft zich tegelijk verzekerd van een klant voor de langere termijn. De ter beschikking gestelde horeca-inventaris dient daarbij als een soort zekerheidsstelling, voor het geval de verplichtingen uit het contract niet worden nagekomen.

Van belang is verder nog of de leverancier een goede service kan bieden bij onderhoud en reparatie van de ter beschikking gestelde apparaten. Kijk hieronder voor voorbeelden van langlopende contracten.

Vastlegging inkoopbeleid

Je kan afspraken vastleggen over:

  • wie er verantwoordelijk is voor het inkoopbeleid
  • wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering
  • wat er wanneer, bij welke leverancier en op basis van welk contract besteld mag worden
  • de voorraden
  • wie wanneer aan wie rapporteert

Voorbeelden van contracten zijn:

  1. Leverancierscontract
    Een leverancierscontract regelt tussen buurthuis en leverancier over een bepaalde periode wat en hoeveel voor welke prijzen wordt afgenomen. Ook regelt het contract hoe en wanneer moet worden betaald (vooraf, achteraf of in termijnen) en worden er afspraken in opgenomen over kortingen en dergelijke. Download Voorbeeld Leverancierscontract
  2. Onderhoudscontract
    Voor de exploitatie van bar en kantine wordt geïnvesteerd in apparatuur. Voor het onderhoud en de eventuele reparaties daarvan is vaak specifieke technische kennis vereist. Het kan daarom verstandig zijn om met de leverancier een onderhoudscontract te sluiten. Download Elementen Onderhoudscontract
  3. Brouwerijcontract
    Het brouwerijcontract is een bijzonder leverancierscontract. Strikt juridisch is het een leverancierscontract, gecombineerd met een huurcontract. Het regelt de levering van bier en aanverwante artikelen door de brouwerij in combinatie met het ter beschikking stellen van apparatuur en de inrichting van de bar. De huurprijs wordt verrekend met een contractueel vastgelegde termijn van verplichte afname van de betreffende leverancier voor vijf of tien jaar. Een soortgelijk contract kom je in de praktijk ook wel tegen waar het gaat om het vastleggen van een afnameverplichting voor koffie en bepaalde snacks. De leverancier levert dan niet alleen de producten, maar financiert zijn klant ook door het ter beschikking stellen van bijvoorbeeld koffieapparaten, frituurovens en dergelijke. Download Voorbeeld Brouwerijcontract

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak