Functies en profielen

Print Friendly

Het bestuur geeft leiding aan de invulling van je buurthuis, stuurt vrijwilligers en personeel, en zorgt ervoor dat de algemene doelstelling van je organisatie wordt nagestreefd. Maar wie maken deel uit van het bestuur? Welke functies zijn essentieel binnen het bestuur?

Het bestuur van je buurthuis draagt de eindverantwoordelijkheid voor de totale organisatie. Bestuursleden stellen samen zaken vast zoals hoe vaak er vergaderd wordt, wie de agenda voorbereidt en deelt, wie notuleert en wat er in de notulen moet staan, of vergaderingen openbaar of besloten zijn, hoe er gestemd moet worden en welke taken de voorzitter heeft.

Het bestuur bestaat idealiter uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en een of meerdere bestuursleden. Aan welke kenmerken moeten deze personen voldoen, wil het bestuur goed functioneren?

De voorzitter

Hoewel formeel gezien de voorzitter niet de exclusieve baas is van een organisatie, geldt hij of zij vaak wel als eerste aanspreekpunt. Binnen het bestuur heeft de voorzitter ook de meest centrale taak: leiding geven aan het bestuur en – samen met anderen – leiding geven aan het samenwerkingsproces.

Taken van de voorzitter bestaan uit:

  • Bestuursvergaderingen inhoudelijk voorbereiden.
  • Vergaderingen leiden en zorgen voor een pro-actieve besluitvorming.
  • Externe contacten onderhouden en daarin activiteiten van de organisatie verantwoorden.
  • De organisatie vertegenwoordigen.
  • Op de hoogte blijven van maatschappelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen op het terrein van accomodatiebeheer, beleid en bestuur, en het bestuur hiervan op de hoogte stellen.
  • Zich laten adviseren door deskundigen over bijvoorbeeld het gemeentelijk beleid.
  • Het functioneren van organisatie, bestuur en bestuursleden evalueren aan de hand van beleidsplan, werkplan en begroting.
  • Op basis daarvan functioneringsgesprekken voeren.

Functie-eisen voor de rol van voorzitter zijn:

  • Leidinggevende capaciteiten
  • Consensusdenker die kan beslissen
  • Bestuurlijke ervaring
  • Inzicht in sociaal-maatschappelijke en culturele vraagstukken
  • Kennis van en affiniteit met de organisatie.

Vaardigheden van een voorzitter bestaan uit:

  • Vermogen om in teamverband te werken en daar leiding aan te geven
  • Goede sociale eigenschappen
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  • Ervaring met onderhandelen
  • Ervaring met conflicthantering

De secretaris

De secretaris is het geheugen van de organisatie. Hij of zij zet een goed informatiesysteem op waarin het makkelijk zoeken is naar documenten, verslagen en contacten.

Taken van de secretaris bestaan uit:

  • Optreden als informatiepunt voor bestuur en buitenstaanders.
  • Zorgen dat post op tijd beantwoordt wordt.
  • Beoordelen of ontvangen stukken onder de aandacht van het bestuur gebracht moeten worden.
  • Zorgen dat bestuursleden en betrokken op tijd beschikken over relevante informatie.
  • Relevante informatie verzamelen, ordenen en beheren in een toegankelijk archief.
  • Samen met de voorzitter de agenda voorbereiden.
  • Verslaglegging van vergaderingen.
  • Vergaderstukken, verslagen en agenda naar bestuursleden sturen.
  • Overige correspondentie verrichten.
  • Samen met de voorzitter het beleidsplan en jaarverslag opstellen.
  • De inschrijving bij de Kamer van Koophandel bewaken.

Functie-eisen voor de rol van secretaris zijn:

  • Leidinggevende capaciteiten
  • Kennis van geautomatiseerde systemen
  • Dienstverlenende instelling
  • Organisatievermogen
  • Bestuurlijke ervaring
  • Kennis van en affiniteit met de organisatie

Vaardigheden van een secretaris bestaan uit:

  • Vermogen om in teamverband te werken
  • Goede sociale eigenschappen
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  • Kunnen spreken in het openbaar

De penningmeester

Of je nu hebt gekozen voor een stichting of vereniging als rechtsvorm; het bestuur is verantwoordelijk voor het geld. Eén persoon bereidt de beslissing die over het geld gemaakt worden voor: de penningmeester. Hij of zij vertaalt het inhoudelijk beleid naar een financieel overzicht. Wat is er wel en niet mogelijk binnen het buurthuis? De penningmeester geeft antwoord in cijfers.

Dat betekent dat de penningmeester over goed financieel inzicht moet beschikken. Het is goed mogelijk dat de penningmeester de boekhouding aan anderen uitbesteed, waarbij het van belang is dat hij of zij voldoende inzicht heeft om het werk van een boekhouder op kwaliteit te kunnen beoordelen.

Taken van de penningmeester bestaan uit:

  • Een begroting opstellen
  • Een financieel jaarverslag opstellen.
  • Een financiële planning voor meerdere jaren opstellen.
  • Fondsenwerving en het opzetten van een netwerk voor het verwerven van financiële middelen.
  • Financiële gegevens controleren en beoordelen.
  • Het bestuur en belanghebbenden informeren over de financiële stand van zaken.
  • Betaalopdrachten tekenen.
  • Relevante verzekeringen afsluiten.

Functie-eisen voor de rol van penningmeester zijn:

  • Organisatievermogen
  • Inzicht in de vermogens- en kapitaalmarkt
  • Bestuurlijke ervaring
  • Bekend met het omgaan met geautomatiseerde systemen
  • Dienstverlenende instelling
  • Kennis van en affiniteit met de organisatie

Vaardigheden van een penningmeester bestaan uit:

  • Vermogen om in teamverband te werken.
  • Goede sociale eigenschappen
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  • Ervaring met onderhandelen

Het bestuurslid

Elk overig bestuurslid heeft een eigen taak en verantwoordelijkheid binnen je organisatie. Hij of zij onderhoudt contacten met gebruikers van de wijkaccommodatie, met andere organisaties en met instanties in de gemeente. Bestuursleden zorgen voor een breed draagvlak voor de organisatie.

Bestuursleden worden geworven (stichting) of afgevaardigd (vereniging) vanuit groepen die gebruik maken van je buurthuis. Voordeel daarvan is dat hij of zij waarschijnlijk sterk betrokken is bij zowel de accommodatie als zijn gebruikers. Mogelijke nadelen zijn de bestuurstaken die als verplichting kunnen aanvoelen, en dat het belang van één specifieke gebruikersgroep de boventoon gaat voeren.

Taken van een bestuurslid bestaan uit:

  • Promotie en acquisitie.
  • Voorstellen doen en beleidsontwikkelingen bewaken en bijsturen.
  • Belangenbehartiging voor bestuursleden.
  • Optreden als vertegenwoordiger van het bestuur in commissies binnen de organisatie.
  • Periodiek overleg voeren met werkgroepen en gebruikers.
  • Specifieke bestuurstaken uitvoeren, zoals personeel, PR en publiciteit en gebouwbeheer.

Functie-eisen voor de rol van bestuurslid zijn:

  • Dienstverlenende instelling
  • Organisatievermogen
  • Bestuurlijke ervaring hebben of op willen bouwen
  • Kennis van en affiniteit met de organisatie

Vaardigheden van een bestuurslid bestaan uit:

  • Vermogen om in teamverband te werken
  • Goede sociale eigenschappen
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Bron: Dorpshuizen.nl