Financiële administratie

Print Friendly

Financiële administratie betekent dat je op een systematische en praktische manier alle financiële gebeurtenissen in je buurthuis vastlegt. Dat doe je simpelweg om je organisatie te kunnen besturen, te laten functioneren en om er verantwoording over af te kunnen leggen.

Snel naar:

Verantwoording en wetgeving
Bewaarplicht en archivering
Keuze registratiesysteem
Het tabellarisch kas/bankboek
Jaarstukken
Kascommissie
Het grootboek
Computerboekhouden

Verantwoording en wetgeving

Volgens de wet ben je als bestuur van een stichting of vereniging verplicht om een accurate, actuele en inzichtelijke registratie van al je financiële gegevens te voeren. Hóe die registratie er precies uit moet zien staat niet in het wetboek. De keuze voor een administratiesysteem hangt af van verschillende dingen, zoals de omvang en complexiteit van je wijkaccommodatie. Welk systeem je ook kiest, het moet voldoen aan de wettelijke verplichting tot het op tijd leveren van je jaarstukken, balans, en verlies- en winstrekening.

Ook in de wet vastgelegd is de bestuursplicht om jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een staat van lasten en baten op te maken. Over wat jaarstukken precies zijn en een balans en verlies- en winstrekening, komen we bij de paragraaf Keuze registratiesysteem op terug.

Bewaarplicht en archivering

Over hoe je je gegevens moet bewaren, is wettelijk niets geregeld; over het bewaren op zich van stukken des te meer. De jaarstukken, de balans en de verlies- en winstrekening, dienen door het bestuur tien jaar bewaard te worden. Dit vloeit voort uit zowel het Burgerlijk Wetboek als de Belastingwetgeving. Alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers dienen door administratieplichtigen 10 jaar bewaard te worden. Dezelfde bescheiden dienen in geval van ontbinding van de rechtspersoon zelfs nog tot 30 jaar na ontbinding bewaard te blijven. Betreffende zaken berusten dan bij een door de statuten aangewezen of, op verzoek van een belanghebbende, door de rechtbank benoemde bewaarder.

Ook is er  reden om niet alleen je financiële stukken te bewaren. Ander materiaal, zoals contracten, polissen en belangrijke bestuursverslagen, krijgen ooit historische waarde, bijvoorbeeld voor het samenstellen van een jubileumboek of tentoonstelling.

Keuze registratiesysteem

De keuze voor een systeem hangt vooral samen met de omvang en complexiteit van je buurthuis. Is er sprake van een simpele organisatiestructuur, met weinig of helemaal geen personeel, een geringe omzet met weinig kosten en kostensoorten? Dan kan een eenvoudig systeem voldoende zijn om de gegevens te registreren die nodig zijn om intern verantwoording over het gevoerde beleid af te leggen. Mogelijk kan in zo’n geval een door de penningmeester bijgehouden 16- koloms tabellarisch gecombineerd kas/bankboek toereikend zijn om de jaarstukken, balans en winst en verliesrekening, te maken.

Is je organisatie complexer, zijn er veel verschillende activiteiten, is er personeel in dienst en wordt er een behoorlijke omzet gerealiseerd met veel kosten en kostensoorten? Dan is een beetje organisatie met voldoende mankracht niet genoeg en is wellicht externe hulp nodig.

Overigens dien je niet alleen intern verantwoording af te leggen op basis van de geregistreerde gegevens. Houd ook rekening met wat men extern aan informatie en verantwoording verlangt. Een gemeente kan bijvoorbeeld als (mede-) financier in de subsidieverordening voorschrijven hoe de (financiële) verslaglegging van een buurthuis eruit dient te zien en wanneer het moet worden ingeleverd.

Het tabellarisch kas/bankboek

Voor organisaties met een simpele organisatiestructuur, geen personeel, geringe (buffet)omzet en weinig kosten en kostensoorten, volstaat een beknopte boekhouding. Dit kan door middel van het tabellarisch kas/bankboek op basis van het kasboek (/ kasboeken) en de bankbescheiden van een of meerdere banken. Aan een dergelijke eenvoudige boekhouding stel je wel minimale eisen, zoals:

  • Van alle financiële handelingen moeten bewijsstukken aanwezig zijn.
  • Ontvangsten en uitgaven moeten chronologisch worden ingeschreven, geboekt en opgeborgen.
  • Eindtotalen van ingeschreven mutaties moeten aansluiten bij de respectievelijke eindsaldi van kas(sen) en bank(en).
  • De ingeschreven bewijsstukken van ontvangsten en uitgaven moeten een verwijzing bevatten zodat de betreffende stukken, die separaat in ordners worden opgeborgen, kunnen worden teruggevonden.
  • Gelijksoortige kosten en gelijksoortige opbrengsten moeten vooraf worden gedefinieerd en in een lijst (rekeningenschema) worden vastgelegd.

Bewijsstukken
Alle cijfers in de jaarrekening en, voor grotere organisaties, in de aangifte, moeten gefundeerd zijn. Zij mogen niet berusten op vermoedens of veronderstellingen; je moet ze kunnen bewijzen. Dat doe je door alle bewijsstukken te bewaren. Denk hierbij aan betaalbewijzen, inkoop- en verkoopfacturen en contractgegevens.

Om snel gegevens te kunnen leveren is het slim om alle bewijsstukken toegankelijk op te bergen. De bewijsstukken bewaar je op chronologische volgorde. Zo ontstaan er (bijvoorbeeld) ordners met betaalbewijzen Kas en Bank, eventueel ordners met nog te betalen rekeningen (crediteuren) en nog te ontvangen rekeningen (debiteuren). Hoe langer je zo’n administratie voert, hoe omvangrijker je archief wordt. Houdt daarom rekening met het slim systeem om alles in te delen.

Gelijksoortige kosten en opbrengsten
Voordat je een tabellarisch boek inricht, maak dan een indeling op basis van gelijksoortige kosten en opbrengsten. Een indeling van gelijksoortige kosten (en naamgeving) zou er als volgt uit kunnen zien:

Groep of rubriek nummer  inhoud
Huisvesting   01 huur, energie, schoonmaakmiddelen, verzekering, belasting
Organisatie   02 kantoorartikelen, kopieerkosten, telefoon, porto, bestuurskosten, rente
Activiteiten   03 buffetinkopen, materialen t.b.v activiteiten, docentkosten
Kruisposten   04 bank en kasopnamen
Diversen   05 alle niet benoemde kosten, saldi

Voor elke groep reserveer je een kolom in het tabellarisch boek. Kolommen die eenmaal aan een bepaalde groep kosten of opbrengsten zijn toegewezen kunnen tijdens een boekjaar niet meer gewijzigd worden. De verschillende kolommen in het boek krijgen gemakshalve het bijbehorende nummer. Vooraf of achteraf kan je het kolomnummer ook op het betreffende bewijsstuk vermelden, zodat ook daaraan is te zien tot welke groep van kosten de uitgave behoort.

Klik hier voor een voorbeeld van een tabellarisch kas/bankboek.

Inkopen op rekening en verkopen op rekening
De fiscus, financiers zoals de gemeente, maar ook het bestuur, willen soms de nog te betalen of te ontvangen bedragen direct in de boekhouding opgenomen zien. Daarvoor zijn in een eenvoudig boekhoudsysteem twee systemen te hanteren.

In het ene geval houd je een gewoon tabellarisch kas/bankboek bij en leg je daarnaast ordners aan met nog te betalen en nog te ontvangen facturen. Op het moment dat een winst- of verliesrekening moet worden opgesteld, of als de fiscus bijvoorbeeld om een aangifte vraagt, dan bereken je de omzet als volgt:

  • het daadwerkelijk ontvangen bedrag volgens het tabellarisch kas/bankboek;
  • plus een totaaltelling van alle nog te ontvangen bedragen uit de ordner nog te ontvangen facturen.

Als omgekeerd het totaal van de kosten bekend moet worden dan doe je dat als volgt:

  • de daadwerkelijk betaalde bedragen uit het tabellarisch kas/bankboek;
  • plus een totaaltelling van alle nog te betalen bedragen uit de ordner nog te betalen facturen.

Aan deze werkwijze, hoewel eenvoudig en doeltreffend, kleven wel enkele bezwaren. Bij veel rekeningen in een ordner zijn optelsommetjes niet snel gemaakt en is de kans op fouten groot. De ordners moeten zorgvuldig worden opgeschoond: betaalde en ontvangen rekeningen moet je verwijderen. Vergeet je dit, dan tellen de betreffende bedragen ten onrechte twee keer mee in bijvoorbeeld de omzet of de kosten.

De tweede, meer officiële manier is de uitbreiding van je boekhouding met een inkoop- en verkoopboek – beide worden naadloos verbonden met het tabellarisch kas/bankboek. Hoe deze aansluiting eruitziet kan worden geïllustreerd aan de hand van de volgende voorbeelden van een inkoopboek en een gedeelte van het tabellarisch kas/bankboek.

Klik hier voor een voorbeeld van een inkoopboek.

Jaarstukken

Op basis van het, al dan niet uitgebreide, tabellarisch kas/bankboek maakt de penningmeester overzichten als de Balans en Verlies en Winstrekening (resultatenrekening). Samen noemen we die overzichten de Jaarrekening of de jaarstukken. Op het overzicht dat we Balans noemen komen aan de linkerkant de waarden van alle eigendommen te staan (de vermogensbesteding) en aan de rechterkant de schulden inclusief het eigen vermogen (de vermogenherkomst). Links en rechts op de Balans zijn altijd aan elkaar gelijk – vandaar ook de naam. De Balans geeft een beeld van het vermogen op een bepaald moment. De Balans die aan het einde van een periode (meestal een jaar) wordt opgemaakt laat normaal gesproken een verschil zien met de Balans die aan het begin van de periode bestond. Logisch, met alle inkomsten en uitgaven in dat jaar.

In het overzicht dat we Resultatenrekening noemen worden die inkomsten en uitgaven en het saldo over die periode getoond. Het ‘saldo’ is het verschil tussen inkomsten en uitgaven (verlies of winst). Een negatief resultaat (verlies) doet het eigen vermogen dalen en een positief resultaat (winst) laat het eigen vermogen stijgen. Een Resultatenrekening specificeert het verschil tussen het eigen vermogen aan het begin en aan het einde van een periode. Balans en resultatenrekening horen om die reden bij elkaar.

Kascommissie

Kleinere organisaties die niet gedwongen worden om de jaarrekening te laten controleren door een accountant, willen misschien toch de financiële gang van laten controleren. Dat kan via een apart ingestelde kascommissie. Meestal bepalen de statuten dat zo’n commissie benoemd moet worden.

In de kascommissie, die tenminste uit twee personen moet bestaan, mogen geen bestuursleden zitten. Het bestuur is verplicht alle relevante bescheiden aan de commissieleden te verstrekken. De kascommissie brengt na inzage en beoordeling van alle relevante stukken een advies uit over het besluit tot goedkeuring van de jaarrekening. De werkzaamheden van de kascommissie betreffen met name:

  • Verifiëren of bij elke betaling een geldig betalingsbewijs hoort en of de rekeningnummers met de namen van de begunstigde overeenkomen.
  • Verifiëren of alle inkomsten die moesten worden ontvangen ook daadwerkelijk zijn ontvangen, zoals buffetinkomsten, subsidies, donaties etc. en nagaan of openstaande posten per balansdatum ook daadwerkelijk worden geïnd.
  • Controleren of alle rechten en verplichtingen helder zijn vastgelegd, alle noodzakelijke verzekeringen zin gesloten en up to date zijn.
  • Controleren of de resultatenrekening aansluit bij de voor het betreffende jaar of periode opgestelde begroting. Analyseren van verschillen tussen begroting en werkelijkheid en eventueel in vergelijking met voorgaande jaren.
  • Verifiëren of belangrijke inkomsten en uitgaven gedekt worden door juist genomen bestuursbesluiten.

Het grootboek

Alleen kleine organisaties met overzichtelijke inkomsten en uitgaven kunnen volstaan met jaarstukken op basis van een tabellarisch kas/bankboek. Sowieso is een zo’n boek een zogenaamd dagboek, waarin alleen mutaties die betrekking hebben op een bepaalde periode, bijvoorbeeld een jaar, kunnen worden geregistreerd. Inkomsten en uitgaven die betrekking hebben op meerdere jaren, bijvoorbeeld de aanschaf van inventaris waarop in meerdere jaren moet worden afgeschreven, kunnen in een tabellarisch kas/bankboek niet worden vastgelegd.

Een logische volgende stap is dan het gebruik van een grootboek. Een grootboek kan zo veel uitsplitsingen van inkomsten en uitgaven bevatten als nodig is. Elke uitsplitsing is namelijk een aparte bladzijde in het (groot)boek of, in meer moderne vorm, een aparte kaart of een apart rekeningnummer in een geautomatiseerd systeem.

Het rekeningenstelsel
Niet elke detail hoeft apart geregistreerd te worden. Het gaat erom een midden te vinden tussen de grote lijnen en details. Denk vooraf goed na over geschikte indelingen van inkomsten/uitgaven, van opbrengsten/kosten en van bezit/schuld. Voor buurthuizen is het algemene in tien rubrieken ingedeelde rekeningstelsel in gebruik (kijk ook bij Begroting).

(Dubbel) boekhouden
Voor het verwerken van de inkomsten en uitgaven van kassen en banken in het grootboek is een systematiek nodig die we het systeem van dubbel boekhouden noemen. Die term mag je letterlijk nemen: het gaat om het twee keer boeken van een mutatie en is dus niet een verkapte vorm van obscuur registreren. Het twee keer boeken van een ontvangst of uitgave is ook meer in overeenstemming met de werkelijkheid. Immers, als je als buurthuis iets betaalt, neemt het bezit aan kasgeld of bankgeld af en tegelijk nemen de kosten of andere bezittingen toe. Ontvang je geld, dan neemt het kasgeld of bankgeld toe en tegelijk nemen de vorderingen of overige bezittingen af

Een nadeel van het systeem van dubbel boekhouden is het twee keer boeken van een mutatie. In de praktijk valt dat echter mee. De kosten (uitgaven) en opbrengsten (inkomsten) van een bepaalde periode, die telkens op aparte rekeningen zijn geboekt, kun je totaliseren en als één totaal op de kas of bankrekening boeken. Is totaal meer uitgegeven dan ontvangen dan neemt het saldo van de kas of de bank af. Is totaal meer ontvangen dan uitgegeven dan neemt het saldo van de kas of bank toe.
naar boven

Computerboekhouden

Om het jezelf flink makkelijker te maken neem je een computer in de hand bij het voeren van je boekhouding. De voordelen:

  • alle tellingen worden automatisch verricht, terwijl uitsplitsingen op hun onderling verband worden gecontroleerd;
  • met één druk op te knop krijg je overzichten zoals een balans en resultatenrekening, maar ook een budgetoverzicht;
  • omdat alles digitaal gebeurt wordt het doen en bijhouden van aangiftes omzetbelasting, omzetgegevens per leverancier of het nog openstaande tegoed van een klant of de nog te betalen schuld bij een leverancier een stuk eenvoudiger.

Digitaal boekhouden is een uitkomst voor een penningmeester of ieder ander die met de financiële administratie is belast. Computergebruik op zichzelf staat echter niet garant voor een goede financiële administratie. Zoals voor alle administratie – analoog en digitaal – geldt: onvoldoende doordachtheid levert slechte resultaten.

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak