Financieel beleid

Print Friendly

Financieel beleid is het beantwoorden van drie vragen: welke diensten willen we als buurthuis aanbieden? Tegen welke prijs? En waarmee willen (of moeten) we daarbij rekening houden? Het beleid geef je vorm op basis van je financieel beheer en management.

Het financieel beleid van je buurthuis is de concrete uitwerking van de visie, missie en strategie van je organisatie. Je financieel beleid bestaat uit verschillende onderdelen.

Financieel beheer

Financieel beleid en beheer zijn niet los van elkaar te zien. Het beleid loopt als het ware over in het financiële beheer, in de vorm van registratie, controle en rapportage. Het vastleggingen van beleidsvoornemens in begrotingen enerzijds en de registratie/rapportage over die werkelijkheid anderzijds, maakt het mogelijk om inzicht te krijgen in de uitkomsten van je ingezette beleid en de consequenties en kosten van het voorgenomen beleid. Met behulp van een geschikt managementinformatiesysteem kun je vooraf, tijdens en achteraf bijsturen en verantwoording afleggen.

Besturen en financieel management

Financieel management is een belangrijk onderdeel van het bestuursbeleid, naast andere beleidsgebieden zoals het personeelsbeleid, de marketing en het hele bedrijfsproces. Taken van financieel management zijn:

Het verwerven van middelen: Naast de verdiensten uit verkoop en verhuur zijn subsidies, contributies, en deelnemersbijdragen de belangrijkste inkomstenbronnen.

Het verdelen en besteden van middelen: De verdeling van middelen naar kostensoorten is meestal in de begroting opgenomen. Het besteden van middelen betekent naast het doen van uitgaven het beheersen van de geldstromen. Aan de ene kant heb je daarom duidelijke bestel- en factureerprocedures nodig, evenals afspraken rond de administratieve organisatie. Aan de andere kant moet je bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk aangeven.

Het administreren, informeren en verantwoorden: De administratie moet managementinformatie kunnen leveren. Die managementinformatie moet regelmatig (eigenlijk op elk gewenst moment) beschikbaar zijn. Het vereist de nodige inspanning om een goed systeem van managementinformatie op te zetten, maar de organisatie heeft er veel baat bij. Zo hoef je dan niet langer ad hoc op zoek te gaan naar gegevens omdat deze automatisch en met de gewenste regelmaat beschikbaar zijn.

Het liquiditeits- en vermogensbeheer: Denk aan interne fondsvorming, investeringsbegrotingen, liquiditeitsbegrotingen, meerjarenramingen en duidelijke afspraken over uiterste betalingstermijnen en snelheid van afhandeling van facturering.

Managementinformatie

Financieel management kun je alleen goed uitvoeren op basis van een adequate (financiële) administratie en informatievoorziening. De financiële administratie omvat ten minste de volgende functies en regelingen:

Functies

  • de boekhouding, bestaande uit grootboek, crediteuren- en debiteurenadministratie
  • de opstelling van begrotingen, calculaties en analyses
  • de declaraties, facturering, liquiditeitsbeheer
  • de salarisadministratie
  • de voorraadadministratie

Regelingen:

  • Volledigheid
  • Controleerbaarheid
  • Functiescheiding, vooral met betrekking tot de bar
  • Praktische procedures die te maken hebben met zaken als bestellingen, behandeling van inkomende en uitgaande facturen, declaraties, aangaan van verplichtingen, kasbeheer en archivering.

Qua informatievoorziening moet je twee vragen beantwoorden: welke informatie en voor wie is die informatie bestemd?

  1. Welke informatie is afhankelijk van de individuele behoefte.
  • Minimaal heb je informatie nodig om kosten te beheersen en opbrengsten te maximaliseren. De informatie moet dus periodiek inzicht geven in de kosten en opbrengsten. Over- of onderschrijdingen ten opzichte van de begroting kun je bijvoorbeeld door middel van budgetvergelijkingsoverzichten inzichtelijk maken.
  • De informatie die nodig is om intern en extern verantwoording af te leggen over je gevoerde beleid. Dat gebeurt meestal door middel van het financieel (jaar)verslag.
  • Informatie die nodig is voor de aangifte met betrekking tot de af te dragen belastingen en premies.
  • Het resultaat, de uitkomst van de beheersing van kosten en maximering van de opbrengsten wordt uiteindelijk afgelezen aan het saldo op de jaarrekening.
  1. Voor wie de informatie is bestemd: Wie welke informatie nodig heeft kan worden beantwoord door vast te stellen wie er belang bij hebben om (managements-)informatie te ontvangen. Naast het bestuur (en eventuele managers) zijn dat de medewerkers, de fiscus, de uitvoeringsinstelling, de verzekeringsmaatschappij en de externe financiers, zoals subsidiënten en banken.

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak