Draaiboek evenementen

Print Friendly

Hoe organiseer je een evenement in je buurthuis? Waar moet je allemaal aan denken bij het houden van een jubileum? En wie is verantwoordelijk voor welke taak? Antwoorden op die vragen geeft je in het draaiboek van de organisatie van een evenement.

Er kan veel misgaan bij de organisatie van een evenement. Iets vergeten doet niet alleen afbreuk aan de kwaliteit van je buurtfeest, jubileum of karaokeavond, maar levert in de ergste gevallen  financiële tekorten op of gevaarlijke situaties voor bezoekers. Het is daarom belangrijk overzicht te krijgen en te houden in wat er moet gebeuren en wat al gebeurd is. Een goed middel daarvoor is het draaiboek.

Wie, wat, wanneer?

In een draaiboek noteer je welke taken er op welk moment door wie moeten worden gedaan. Op elke vergadering wordt het draaiboek bekeken. Taken die zijn afgerond krijgen de vermelding ‘gedaan’; nieuwe taken worden toegevoegd. Ook daar wordt weer aangeven wie verantwoordelijk is en wanneer de taak klaar moet zijn. Door geregeld een nieuwe versie te maken (zet steeds de datum van de versie op een vaste plaats op het eerste blad) is er steeds een goed overzicht van de stand van zaken. Gooi oude versies van het draaiboek direct weg!

Een draaiboek is pas nuttig wanneer je van tevoren goed bedenkt wat er voor de organisatie van een evenement allemaal moet gebeuren. Het stappenplan evenementen kan daarbij helpen. Daarnaast is het aan te raden mensen in te schakelen die ervaring hebben met evenementen. Wees ook niet bang in een vroeg stadium te informeren bij de gemeente. Dit kan nare verrassingen voorkomen met bijvoorbeeld vergunningen.

Voorbeeld draaiboek evenementen

Een draaiboek is makkelijk te maken en bij te houden met het computerprogramma Microsoft Excel. Klik hier voor een voorbeeld van een draaiboek. Sla het voorbeeld op op je eigen computer en pas het aan aan je eigen situatie. Ook website Eventplanner heeft een handig voorbeeld van een draaiboek ontwikkeld, dat je hier kunt vinden.

Bron: Dorpshuizen.nl, Eventplanner